关于采购管理的几点看法

关于采购管理的几点看法 [摘 要]采购是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源,为满足自身需要保证生产、经营活动正常开展的一项经常活动。为了实现高效廉价质优的采购目标,采购管理中,采购人员的各项能力、采购知识和素质在采购工作中起着至关重要的作用。如:成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。采购员还应具有良好的品德:廉洁、敬业精神、虚心与耐心、遵守纪律等。
[关键词]采购管理 监督 采购人员
采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源,以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源,为满足自身需要保证生产、经营活动正常开展的一项经常活动。采购是商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。
为了实现高效廉价质优的采购目标,进一步适应市场经济条件下各行业日益激烈的竞争环境,建立统一集中有序的采购市场,完善物资采购机制,形成批量优势,降低采购成本,规范采购行为,维护企业利益,确保供应质量,提高经济效益。
一、采购过程的监督与管理
在日常工作中,单位采购监督管理部门忙于采购日常事务,往往忽视了监督和管理,这对采购工作发展是非常不利的,要做好采购工作必须重视采购监管的作用,把握好监管重点,服务于单位采购大局,确保采购工作的健康发展,从源头上预防和遏止腐败。
物资采购部门依据实际需要制定采购计划(分月计划、季度计划、全年计划、),递交审计部门备案;对于特别重大的采购项目,须先到审计部信用风险管理室办理审批手续。审计部信用风险管理室根据需要决定是否另行组织市场调查。
二、采购信息的整理、后期的分析
档案保存好,采购信息应都留下来了。有不少管理者很早就意识到采购管理存在问题,但苦于无力改进或来不及改进,于是要求相关人员把所有和采购相关的记录、文件统统存档,以待具备条件时分析信息、改进工作。
物资采购应建立考评机制,因此,应将采购物资的计划价格、实际价格、质量、供应商以及物资使用后的实际性价比等详细记录,整理规范,建立评价等级制度,以备采购管理者根据这些信息来进行更有利的决策。
可见,采购工作过程管理的改进和采购信息的收集是相互影响的,要改进采购管理还是要及早,想把资料先存下来等有条件了再谈改进,往往是到了想起改进采购管理的时候,相关的信息缺失就已经很严重了。
三、采购人员具备的采购知识、能力和素质
采购管理中,采购人员的各项能力、采购知识和素质在采购工作中起着至关重要的作用。
采购人员必须具备的能力:成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。作为采购人员除具备这些能力外,还要具有制定合理的采购计划,选择合适的供应商,并加于管理,不断提高。在不影响企业正常生产下,降低采购成本。
1.分析能力。由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定,假如物料规格、品种购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如果管理才能得到消费者的回应。因此,采购员应具备使用分析工具的技巧,并能针对分析结果制定有效的决策。首先,采购支出是构成企业制造成本的主要部分,因采购员必须具有成本意识,精打细算,锱铢必争,不可“大而化之”其实必须具有“成本效益”观念,所谓“一分钱一分货”不可花一分冤枉钱,买品质不好或不具有使用价值的物品。随时投入与回报加以比较。此外对报价单的内容,应有分析的技巧,不可以“总价”比较,必须在相同的基础上,逐项加以剖析判断。
2.预测能力。在现代动态经济环境下,物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的,采购员应能依据各种产销资料,判断货源是否充裕;通过与供应商的接触,从其“销售”的态度,揣摩物料可能供应的情况;从物料价格的涨跌,推断采购成本受影响的幅度有多大。总之,采购员必须开阔视野,具备“察言观色”的能力,对物料未来供应的趋势能有预测能力。
3.表达能力。采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通,都必须正确、清晰表达采购的各种条件,例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等,避免语言含混,滋生误解。面对忙碌的采购工作必须使采购人员具备“长话短说、言简意赅”的表达能力,以免浪费时间。“晓之以理,动之以情”来争取采购条件,更是采购人员必须锻炼的表达技巧。
4.专业知识。采购员所具备专业知识应能符合采购工作的需要,无论是采购哪一种物料,都必须要对其所欲采购的标的物有基本的认识。一些采购员认为,采购员不是搞研究开发的,而且往往有本企业工程技术人员及物品管理人员的协助,故不需掌握太多的专业知识,这样就会在与供应商沟通时因为专业不熟,而陷于被动。
四、采购员还应具有良好的品德
廉洁:采购员所处理的订单与钞票并无太大的差异,因此难免被唯利是图的供应商所包围。无论是威迫还是利诱,采购员都必须廉洁,维持“平常心”,“不动心”否则以牺牲公司权益,图利他人或自己,终将误人误己。“
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